8 greseli capitale ale unei prezentari in PowerPoint

Recent am participat la o mare conferinta regionala dedicata IMM-urilor la care au fost prezenti numerosi reprezentanti din domeniul public si privat. Printre invitatii care au sustinut cateva prezentari s-au aflat persoane cu functii importante in institutii de stat si bancare. Spre dezamagirea mea, insa deloc surprinzator, am asistat la o prima prezentare care incalca pana si cele mai elementare reguli de realizare a unei prezentari in PowerPoint. Pot sa spun ca a fost una din cele mai neinspirate prezentari in PowerPoint la care am participat in ultimele luni. Astfel, am hotarat sa scriu un articol mai amplu despre cele mai grave 8 greseli pe care le-am observat si cateva sugestii pe care tu sa le poti urma pentru a le evita.

Simplifica mesajul pentru a-l amplifica

8 greseli capitale unei prezentari in powerpoint1. Incarcarea slide-urilor cu texte si grafice. Primul lucru pe care il face audienta cand vede un slide, este sa citeasca toata informatia, iar apoi sa isi indrepte atentia inspre prezentator. Cu cat exista mai multa informatie pe slide, cu atat prezentatorul beneficiaza de mai putina atentie. Rolul tau, al prezentatorului, este sa facilitezi intelegerea mesajului, sa  indemni audienta la actiune si sa se te conectezi la un nivel emotional cu aceasta. In caz contrar, daca toata informatia este pusa pe slide-uri, prezenta ta nu se mai justifica. La fel de bine poate pune informatiile intr-un document si sa le transmita pe email. Daca ai de transmis informatii complexe, atunci fa un document (handout) pe care sa-l dai audientei. Evita sa transformi slide-urile in documente stufoase pline de informatii si incearca sa transmiti  o singura idee pe slide.

Nancy Duarte spune ca un slide clar si bine construit nu trebuie sa ia audientei mai mult de 3 secunde pentru a-l parcurge si intelege. Garr Reynolds, unul din cei mai mari experti in domeniul prezentarilor, spune ca pentru a amplifica un mesaj sau slide, trebuie sa-l simplificam.

Alege dimensiunea fontului prezentarii dupa regula lui Guy Kawasaki, imparte varsta celui mai batran participant la 2

2. Folosirea unor fonturi de dimensiuni mici comparativ cu distanta audientei fata de ecran. Nici macar eu, din al treilea rand, nu puteam citi informatiile de pe slide-uri. Ce mai pot spune de cei aflati pe randul 10 sau 15.

Cand creezi o prezentare, i-a in calcul dimensiunea salii, modul in care sunt aranjate scaunele, distanta acestora fata de ecran s.a.m.d. Trebuie sa te asiguri ca prezentarea este vizibila si inteligibila din orice punct a salii. Atunci cand trebuie sa alegi dimensiunea fontului prezentarii, urmeaza regula lui Guy Kawasaki, imparte varsta celui mai batran participant la 2.

Respecta atentia si timpul pe care audienta ti le ofera

3. Depasirea timpului alocat prezentarii. Sunt doua motive care de obicei conduc la aceasta gresala. Primul motiv este faptul ca nu cunoastem audienta si implicit informatiile de care este interesata, pentru a le pune in prezentare. Astfel ca, ajungem sa punem mai multa informatie decat ar fi necesara. Al doilea motiv este ca nu exersam prezentarea pentru a stii cat timp necesita.

Trebuie sa respecti atentia si timpul pe care audienta ti le ofera, raspunzand problemelor si asteptarilor pe care aceasta le are. Gandeste-te astfel: tu pierzi o ora facand prezentarea, iar daca in audienta ai 50 de oameni, ei pierd in total 50 de ore. De ce timpul tau e mai important decat al celor 50 de oameni? Transmite cat mai multe din informatiile pe care audienta vrea sa le obtina si incadreaza-te in timpul alocat, in special atunci cand nu esti singurul care prezinta in cadrul evenimentului. Starneste interesul audientei si lasa loc discutiilor in pauza de cafea sau dupa prezentare.

 Transmite concluziile inaintea explicatiilor

prezentare powerpoint ineficienta4. Incarcarea graficelor cu informatii. Graficele sunt un mod foarte bun de a transmite concluziile unor studii sau de a face analize comparative. Din pacate, de cele mai multe ori sunt folosite gresit, iar in loc sa usureze intelegerea mesajului o complica si mai mult. Tine minte, audienta nu are avantajul pe care il ai tu, de a fi analizat datele in prealabil pentru a le intelege.

O regula foarte importanta in folosirea graficelor, este sa transmiti concluziile inaintea explicatiilor. Audienta trebuie sa aiba o idee despre graficul de pe slide, inainte de a cunoaste modul in care s-a ajuns la crearea lui. Daca informatiile si tabelele pe care le-ai facut sunt foarte importante pentru graficul respectiv, atunci pune-le intr-un document separat (handout) pe care sa il dai audientei la sfarsitul prezentarii.

O prezentare emotionala este mai eficienta decat una logica sau analitica

5 si 6 (dintr-un sutspatele la audienta). Intoarcerea spatelui la public si cititul de pe slide-uri. Niciodata sa nu intorci spatele la public sau sa citesti de pe slide-uri. Daca prezentarea este pregatita profesionist ar trebui sa stii exact ordinea de aparitie a slide-urilor si informatiile care trebuie transmise, fara sa te intorci spre slide-uri.

Convingerea si motivarea audientei se poate face doar daca te conectezi la un nivel emotional cu aceasta. Acest lucru il faci in primul rand, privind audienta atunci cand vorbesti, apoi zambind, eliminand orice bariera fizica, incluzand cat mai multe imagini in prezentare, relatand informatiile sub forma unor povestioare s.a.m.d.

Nu prea inteleg ce a vrut sa spuna colega mea prin acest grafic

7. Delegarea construirii prezentarii unei alte persoane. Persoana care a prezentat a mentionat indirect faptul ca altcineva a facut prezentarea: „nu prea inteleg ce a vrut sa spuna colega mea prin acest grafic”.

Implica-te in construirea prezentarii. Tu vei fii cel care o va sustine, tu esti expertul pe subiectul respectiv, tu stii cel mai bine care sunt formularile cele mai potrivite pentru tine. Acest lucru nu inseamna ca trebuie sa o faci singur. Ideile generate de un grup de oameni vor fi intotdeauna superioare celor generate de o singura persoana.

Un dialog este intotdeauna mai eficient decat un monolog

8. Interactivitate redusa cu audienta. Oamenii participa la o conferinta sau prezentare pentru ca au nevoie de informatii sau solutii legate de o problema pe care doresc sa o rezolve. O prezentare eficienta indeplineste intr-o masura mare asteptarile audienta si nu se concentreaza pe prezentator sau compania acestuia (cel putin nu in mod direct).

Un dialog este intotdeauna mai eficient decat un monolog. Asigura o interactivitate ridicata a prezentarii prin solicitarea periodica a feedback-ului din partea audientei si permite cateva momente scurte intre slide-uri pentru a raspunde eventualelor intrebari.

Acum ca am trecut in revista principalele greseli ale prezentarii la care am participat, vei intelege de ce nu e deloc surprinzator, ca dupa o astfel de prezentare prezentatorul nu a primit aplauze sau intrebari la final. Chiar daca intentiile sale au fost bune, nu a reusit sa convinga audienta, nu a cerut acesteia sa actioneze intr-o anumita directie, obiectivele prezentarii au fost neclare, iar sentimentul general pe care l-am avut la final a fost: o pierdere te timp.

In peste 90% din prezentarile de azi vei gasi mai multe sau mai putine greseli decat cele pe care le-am mentionat mai sus. Evita crearea si livrarea unor prezentari ineficiente: punand pe primul plan nevoile audientei, alocand timp suficient pentru crearea unei prezentarii eficiente si exersand-o atat cat este necesar pentru reducerea emotiilor si livrarea acesteia in cel mai profesionist mod posibil. Eficienta unei prezentari se poate masura in: volumul intrebarilor primite (tradus in interes ridicat), intensitatea aplauzelor (tradus in energia transmisa audientei), numarul contactelor realizate la finalul prezentarii (tradus in numarul clientilor potentiali care isi manifesta interesul fata de produs sau serviciu) s.a.m.d.

Daca obisnuiesti sa faci prezentari in mod frecvent in mod public sau in cadrul companiei? Doresti sa vinzi, motivezi si energizezi audienta sau colegii? Daca ai raspuns cu da acestor intrebari, contracteaza-ne pentru trainingul Arta prezentarii eficiente cu PowerPoint sau serviciul de optimizare a prezentarilor pentru prezentari care vand, motiveaza si energizeaza. Poti sa te inspiri pentru prezentarea ta din cateva prezentari pe care le-am facut noi.

Ne-ar face placere sa aflam parerea ta despre acest subiect, astfel ca te rugam sa comentezi articolul folosind formularul de mai jos sau retelele sociale. LIKE si SHARE daca ti-a placut.